Réalisée chaque année par le Service d’aide au pilotage (SAP), l’enquête fonction donne une visibilité claire sur les moyens en personnels ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé et des bibliothèques (Biatss) de l’université, ainsi que sur les ingénieurs techniciens et personnels administratifs des organismes de recherche dans les unités mixtes. Un outil précieux aux usages multiples, comme nous l’expliquent Morad Lagha, directeur du SAP et Emelyne Schrepfer, chargée d’études statistiques et opératrice de ce projet.

Que trouve-t-on dans l’enquête fonction ? À quoi sert-elle ?
M. L. : L’enquête fonction nous donne une photographie à un instant T de la population administrative de l’établissement. Elle analyse cette population selon différents axes : combien sommes-nous, avec quel grade, quelle répartition hommes-femmes, quelle pyramide des âges, et surtout, quelles fonctions occupons-nous et avec quels niveaux d’activités ?
C’est un précieux outil d’aide à la décision car elle permet de déterminer nos besoins quantitatifs et qualitatifs en personnels administratifs au sens large. Elle est utilisée dans la préparation du volet ressources humaines des dialogues de gestion, sert à la Direction des finances pour calculer les clés de répartition, à la Direction des ressources humaines (DRH) dans le cadre de l’établissement du bilan social. Mais elle sert aussi aux différentes entités de l’université à connaître finement leur propre activité, à situer leurs fonctions et niveaux d’activités par rapport à une moyenne. La visibilité donnée, notamment sur les postes partagés ou multi-fonctions, peut permettre, par exemple, d’engager une amélioration de l’organisation.

Comment la construit-on ?
M. L. : C’est un dossier important qui court sur six mois et est extrêmement chronophage. D’ailleurs, si nous ne réalisons pas la même enquête pour les personnels enseignants, chercheurs et enseignants-chercheurs, c’est justement par manque de temps.
E. S. : Tout commence en décembre de l’année précédente (décembre 2015 pour l’enquête fonction 2016) par un comité de pilotage, qui se prononce sur les contenus et les indicateurs. Puis, en janvier, la DRH nous fournit les listes de personnels titulaires et contractuels, en contrat Idex de suppléances, en congés maladie et maternité. Une base de données est créée à partir de ces listes, puis, avec l’aide de la Direction informatique (DI), transformées en fichiers par composante, service et unité de recherche. Les fichiers sont pré-remplis et adressés aux différentes entités pour vérification et mise à jour des données.
Commence alors une période assez longue et minutieuse de vérifications des données, repérage des anomalies, allers-retours avec la DRH et les entités pour modifications et re-vérifications. Il y a quand-même 160 fichiers à traiter et certaines entités doivent être relancées plusieurs fois.
Quand les 160 fichiers sont validés, ils sont fusionnés avec la base de données initiale. Commencent alors toutes les requêtes qui permettront de sortir les milliers de données, de construire les tableaux et les graphiques, de mettre le document à jour par rapport à l’année précédente. L’objectif est qu’il soit terminé pour le début des dialogues de gestion, en juin.
M. L. : Pour améliorer l’organisation, nous travaillons actuellement avec la  DI à l’automatisation de l’enquête. Nous espérons ainsi raccourcir la phase de traitement des 160 fichiers.

Très concrètement, que nous apprend cette enquête ?
M.L. : Elle nous apprend notamment qu'un tiers des personnels Biatss sont contractuels et cette proportion est constante dans toutes les entités (services, composantes, unités de recherche). La classe d’âge la plus représentée est celle des 40-49 ans. On en déduit que 17 % des agents seront concernés par un départ à la retraite d’ici sept ans. Une information intéressante pour la gestion prévisionnelle des emplois. Sur les quatre dernières années, la situation est stable et les évolutions vraiment à la marge.
L’enquête fonction compte des milliers de données plus ou moins fines. Pour en savoir plus, tout le monde peut la consulter dans l’ENT (Vie de l'université / Services rattachés à la présidence et à la Direction générale des services / Service d'aide au pilotage / Nos services et ressources / Enquête fonction / 2016).

• Pour plus de résultats chiffrés issus de l'enquête fonction, consulter les graphiques ci-dessous

Quinze bibliothécaires pour veiller au bon déroulement du déménagement d’une collection de 185 600 documents : c’est la lourde tâche qui a été confiée à l’équipe de la bibliothèque Blaise-Pascal, relocalisée provisoirement à U2-U3. Rencontre avec le responsable de la bibliothèque, à la veille de la démolition du bâtiment.

Étagères vidées de leurs ouvrages, chaises empilées, salles de lecture désertes… Un calme apparent règne dans la bibliothèque Blaise-Pascal (BUBP). Pourtant, ici et là, ça s'active : des ouvriers traversent les salles pour régler les derniers détails de la destruction, des camions de déménagement défilent pour récupérer des meubles, les équipes de direction du Service commun de la documentation, qui occupent encore pour une semaine leurs bureaux, finalisent leurs cartons. « Les meubles qui ne vont pas dans la salle de lecture d’U2-U3 sont donnés à des services et personnels de l’université, au rectorat, à des associations… », explique Fabien Lorentz, responsable de la BUBP. Ce jour-là, c’est un collègue d’une autre bibliothèque qui est venu récupérer un lot de chaises.
« Cette gestion des meubles nous prend du temps, mais l’essentiel a été bien sûr de nous occuper de notre fonds documentaire », poursuit Fabien Lorentz, entre deux questions logistiques de son équipe. Une collection de pas moins de 10 km linéaires. « On s’y est pris tôt ! » Dès 2013, l’équipe se met à l’examen de son fonds de sciences et techniques de 180 000 ouvrages et 5 600 revues. Objectif : dégager un cœur de collection de 20 000 ouvrages, destinés à intégrer le Studium une fois celui-ci construit en lieu et place de la BUBP. Ouverture prévue en 2019.

« Chaque ouvrage a été pris en main »

La première étape consiste à identifier une sélection encore plus restreinte de 10 000 ouvrages pour la salle de lecture d’U2-U3, lieu d'accueil provisoire de la collection de sciences et techniques pendant trois ans. Pour cela, un travail qui relève autant du titan que de la fourmi est lancé : « Chaque ouvrage a été pris en main par l’un des membres de l’équipe. La date de parution n’est pas l’unique critère de sélection, car pour un physicien par exemple, le contenu d’un livre ne se périme jamais, et bien souvent c'est son auteur qui fait sa valeur », précise Fabien Lorentz. Le critère essentiel est celui de la fréquence et de la date des derniers emprunts. Le responsable de la BUBP, dont l'autre casquette est celle d’acquéreur du fonds de physique et mathématiques, concède que « ce n'est pas une partie de plaisir pour un bibliothécaire que d'épurer son fonds. Mais il faut bien garder de la place pour les futures acquisitions ». En jargon professionnel, cette sélection s’appelle « le désherbage ».
Un minimum d'ouvrages a donc été jeté. « Dons aux étudiants et revente ont été privilégiés. » Les ouvrages qui ont quitté les collections ? Essentiellement des documents dépassés comme des cassettes vidéos, des revues obsolètes ou des doublons. « Pour les revues, l'un de nos conservateurs, Georges Gressot, a inventé le programme « Eplouribousse » qui facilite le regroupement des collections par le tri et la suppression des doublons. »
Les collections les plus précieuses, dont des ouvrages des 16^e-17^e siècles, ont été déplacées dès l'automne 2015. Le reste des documents, préparé cet été par l'équipe, vient d'être déménagé en janvier. Ainsi, en sus de la salle de lecture d'U2-U3, les collections sont maintenant stockées dans des magasins de l’université (U2-U3 et Patio) mais aussi à la BNU et à la médiathèque Olympe de Gouges. Elles restent néanmoins accessibles sur demande.
Désormais installée dans les préfabriqués à l'entrée d'U2-U3, l'équipe de la BUBP travaille à la bonne articulation de ses activités avec celles des collègues d'U2-U3. « Il va falloir s'adapter rapidement pour être à la hauteur de la labellisation Marianne. » Mais Fabien Lorentz ne s'en fait pas trop : « Toute l'équipe a apporté la preuve de son attachement au projet, en s'investissant à fond pour que tout se passe au mieux ». Ainsi, l’accès aux collections de sciences n’a été empêché que du 20 au 27 janvier, « une période de creux en termes de fréquentation. » Un nouveau chantier est déjà en route : l'équipement des ouvrages avec des puces RFID pour en permettre l'emprunt depuis des automates.

Elsa Collobert

Après une phase d’essai auprès de services et composantes pilotes, en 2015, puis une phase de déploiement élargie en 2016, l’heure est à l’appropriation par tous de la Gestion électronique des documents (GED). Entretien croisé avec Sonia Gasser-Kuznik, chef de projet, et Thomas Gaza-Jacquemin, responsable formation et développement des usages.

Où en est le projet GED en ce début d’année 2017 ?
Sonia Gasser-Kuznik : En 2016 nous avons accompagné la quasi totalité des services et directions, notamment pour migrer les documents qu’ils mettaient à disposition dans l’onglet « Vie de l’université » de l’ENT. Nous avons également travaillé à l’intégration de tous les documents relatifs au déroulement des conseils (CA, CR, CFVU, …), qui étaient auparavant échangés via des listes Sympa. Les membres des conseils peuvent maintenant les parcourir en ligne et utiliser un moteur de recherche. Enfin, l'ensemble des marchés patrimoine a été intégré pour permettre un partage transversal (DPI / DFI / Agence comptable) des données liées aux nombreux travaux prévus en 2017. Les correspondants GED, désormais au nombre de 50, ont publié un total de 50 000 documents.
Thomas Gaza-Jacquemin : Pour accompagner ces services et directions nous avons mis en place des actions de formation et de conduite du changement, collectives et individuelles. Elles répondent aux trois types de besoins rencontrés par les utilisateurs : consulter, déposer des documents, administrer un espace documentaire ou un domaine. En complément, nous organisons des ateliers à des créneaux horaires fixes*, ouverts à tous.

Quels sont les objectifs pour cette année ?
S. G. : En 2017 nous avons quatre grands objectifs : travailler en collaboration avec le Service des affaires juridiques et institutionnelles et le Service d’aide au pilotage pour recenser et intégrer les conventions partenariales ; mettre à jour le logiciel Nuxeo sur lequel repose la GED et appliquer le nouveau langage visuel de l’université ; améliorer la gestion des droits pour donner plus d'autonomie aux administrateurs locaux ; enfin, interfacer la GED avec le système de gestion du patrimoine pour que davantage de personnels puissent consulter les documents relatifs aux plans, installations électriques et rapports de maintenance des bâtiments.
T. G. : Comme nous l’indiquons en préambule de chaque formation, « la GED devient le référentiel des documents nécessaires au bon fonctionnement des directions, services et composantes. ». Notre ambition est de faire de la GED le socle de dépôt de tous les documents administratifs de l’établissement depuis la fusion jusqu’à aujourd’hui. Nous souhaitons en faire le premier réflexe pour la diffusion de documents au sein de l’établissement.

En quoi la GED constitue un outil important pour les personnels et l’université ?
S. G. : La GED permet de fluidifier la circulation de l’information au sein de l’établissement. La gestion et la publication des documents est décentralisée auprès de chaque service ce qui garantit que les personnes les plus compétentes dans leur domaine maîtrisent la diffusion des documents qu’elles produisent. On peut capitaliser sur la mise en ligne d’une information : une saisie n’intervient qu’une seule fois mais peut bénéficier à l’ensemble de la communauté ou bien à certains services uniquement, grâce à une gestion précise des droits d’accès.
On a aussi la garantie que c’est toujours la dernière version d’un document qui est disponible et grâce aux méta-données qui y sont associées, n’importe qui peut le retrouver facilement avec le moteur de recherche.
T. G. : La GED a un impact sur les pratiques métiers. Cet outil remplace avantageusement l’envoi à répétition de courriels avec pièces jointes et le stockage de documents sur les listes Sympa. On évite ainsi de saturer les boites de messagerie des collègues et on les rend plus autonomes pour qu’ils aillent chercher directement l’information plutôt que de nous solliciter.

Recueilli par Edern Appéré

Une rencontre avec l’écrivain et poète Jean-Yves Masson se tiendra jeudi 16 février, dès 18 h, à la bibliothèque du Portique, dans le cadre du prix Louise-Weiss 2017 - concours de littérature des étudiants de l’Université de Strasbourg. À cette occasion, les dix textes sélectionnés par le jury du concours seront dévoilés et les votes lancés.

Les échanges avec Jean-Yves Masson, parrain du prix Louise-Weiss 2017, seront animés par Pascal Maillard, enseignant à la Faculté des lettres. Les étudiants de l’atelier de création poétique assureront des lectures des œuvres de l’auteur et une séance de dédicaces sera proposée à l’issue de la rencontre, en partenariat avec la librairie Quai des brumes.